Workforce Management Trends 2023
De nieuwste trends in workforce management worden sterk beïnvloed door digitale transformaties en technologische vooruitgang, waarbij steeds meer bedrijven technologie inzetten om handmatige processen te automatiseren en de workflow te optimaliseren
Ontwikkelingen met de mens als uitgangsbasis zijn dit jaar net zo belangrijk. Medewerkers zijn de kern van elke organisatie en steeds meer werkgevers beseffen het belang van hun welzijn, betrokkenheid en ontwikkelingsmogelijkheden.
Daarom vind je hieronder enkele van de populairste trends op het vlak van workforce management voor 2023.
Automatisering en kunstmatige intelligentie in personeelsbeheer
Automatisering transformeert de manier waarop bedrijven hun personeel beheren, waarbij AI en machine learning hen aanzienlijk kunnen helpen. Marktonderzoeksbureau IDC heeft zelfs voorspeld dat de wereldwijde AI-markt tegen 2024 meer dan een half miljard Amerikaanse dollar zal bedragen.
Vooraanstaande WFM-software maakt het vandaag de dag mogelijk om verschillende dagelijkse activiteiten te automatiseren. Hierdoor kan je aanzienlijk besparen op tijd en andere kostbare middelen, wat van cruciaal belang is in het huidige economische klimaat.
Retail uitgaven zijn sinds het hoogtepunt van de Corona-pandemie gestaag gegroeid. Toch was er in oktober 2022 in de eurozone een plotselinge daling van 1,8%, en in de hele EU van 1,7% in vergelijking met de cijfers van september. Oostenrijk, Kroatië en België werden het hardst getroffen.
Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat 58% van de Europese consumenten stijgende kosten van levensonderhoud als grootste zorg noemt en dat 43% twijfelt aan het economische herstel. Bovendien heeft bijna 40% beknibbeld op hun uitgaven aan niet-essentiële producten en heeft bijna 70% geantwoord dat ze in de nabije toekomst minder of helemaal niet meer zullen winkelen.
Nu de omzet in gevaar is, is het van cruciaal belang tools te gebruiken die personeelsbeheer efficiënter maken en de kosten kunnen verlagen.
Handmatige processen automatiseren
Software voor personeelsbeheer maakt automatisering mogelijk, waardoor veel handmatige processen kunnen worden versneld. Denk hierbij aan salarisadministratie, aanwezigheidsregistratie, compliance, het genereren van rapporten en andere aspecten.
Door automatisering kost het minder tijd om taken te voltooien, en medewerkers hebben een positievere ervaring omdat veelvoorkomende bronnen van frustratie (zoals het uitvoeren van tijdrovende en repetitieve taken) wegvallen. Medewerkers krijgen meer tijd om bij te dragen aan doelstellingen op een hoger niveau.
Door AI-aangedreven chatbots
Chatbots zijn niet alleen bedoeld voor klantenservice. Ze worden bij steeds meer interne toepassingen gebruikt. Door AI-aangedreven chatbots kunnen worden gebruikt om vragen van medewerkers te beantwoorden, om feedback te geven en om persoonlijk advies te geven, wat uiteindelijk helpt om de betrokkenheid en productiviteit te verbeteren.
AI bij het werven van medewerkers
Steeds meer bedrijven gebruiken AI voor bepaalde onderdelen van het wervingsproces. Door AI-aangedreven wervingssystemen kunnen snel en efficiënt door grote aantallen cv’s bladeren en hierbij selecteren op sleutelwoorden die overeenkomen met de functieomschrijving, om de resultaten vervolgens te filteren op basis van bepaalde criteria, waaronder opleidingsvereisten.
Daarnaast kunnen ze ook worden ingesteld om recruiters te waarschuwen wanneer een geschikte kandidaat solliciteert, waardoor het gemakkelijker wordt om de juiste persoon voor de rol te vinden, en kunnen beoordelings- en sollicitatieprocessen worden geautomatiseerd.
Analytics
Bedrijven maken gebruik van analytics om inzicht te verkrijgen in het personeelsbestand en snelle, data gedreven beslissingen te nemen op veel gebieden van personeelsbeheer. Tegen 2029 zal de markt voor big data-analyse naar verwachting meer dan USD 655 miljard bedragen: een stijging van USD 455 miljard ten opzichte van 2021.
WFM-analytics kan aanwezigheids- en planningsgegevens gebruiken om tekorten aan arbeidskrachten te verhelpen door te rapporteren over belangrijke variabelen, zoals overuren of onbemande diensten, en zo de toewijzing van diensten optimaliseren. Dit is vooral van belang bij het beheren van uurloners vanwege het hoge verloop onder deze groep.
Uit recent onderzoek is gebleken dat een derde van de Europese medewerkers van plan is om in de nabije toekomst hun baan op te zeggen, en aangezien het personeelsverloop in de detailhandel historisch hoog is, is dit reden tot bezorgdheid. Betrokken bedrijven moeten daarom vertrouwen op tools voor personeelsbeheer om de toewijzing van personeel te optimaliseren (en op automatisering om de openstaande functies te vervullen).
Hieronder staan enkele andere voorbeelden van het gebruik van analytics.
Trends identificeren
Grootschalige trends worden zichtbaar dankzij analytics, zoals patronen in ziekmeldingen van medewerkers, maar ook welke vaardigheden in trek zijn en welke functies moeten worden vervuld. Er zijn veel manieren om deze inzichten te gebruiken, zoals het optimaliseren van de personeelsplanning en het toewijzen van middelen.
Voorspellende analytics
Analytics kan voorspellingen doen op basis van historische gegevens, wat onder meer helpt bij het maken van roosters en scenarioplanning. Zelfs gegevens over het gedrag, de gebaren en de emoties van medewerkers kunnen worden gebruikt om voorspellingen te doen over hun toekomstige handelen.
People analytics
People analytics omvat veel aspecten, van prestatiebeheer tot het hierboven genoemde voorbeeld van voorspellende analytics. Het helpt tevens bij de ontwikkeling van menselijk kapitaal en vermindert het risico op een hoog verloop. Het is dus geen verrassing dat 70% van de leidinggevenden heeft aangegeven dat dit hun topprioriteit heeft.
Hoe nuttig deze technologie ook kan zijn, er zal meer administratie bij komen kijken nu er om ethische redenen regelgeving hieromtrent wordt ingevoerd. Er is bijvoorbeeld een nieuwe wet geïntroduceerd in New York City die vereist dat organisaties jaarlijkse bias-audits uitvoeren en hun wervingsstatistieken openbaar maken. De tijd zal leren welke andere regio’s volgen.
Geef prioriteit aan het welzijn en de betrokkenheid van medewerkers
Organisaties zijn zich meer dan ooit bewust van het belang van welzijn en hoe dit de productiviteit kan beïnvloeden. We hebben tijdens de pandemie al grote veranderingen gezien op dit vlak, en deze trend zal zich alleen maar doorzetten.
In een enquête verklaarde 84% van de respondenten dat ten minste één factor op de werkplek een negatief effect had op hun mentale gezondheid, en 81% verklaarde dat ze in de toekomst op zoek gaan naar werkplekken die belang hechten aan de mentale gezondheid. Organisaties moeten deze verwachting dus inlossen.
Zoals gezegd, helpt technologie door gepersonaliseerde feedback te geven en samenwerking te bevorderen. Het automatiseert tevens het proces van prestatiebeoordelingen, waardoor het voor medewerkers gemakkelijker wordt om de feedback te krijgen die ze nodig hebben. Hieronder staan nog enkele technieken die in het komende jaar wellicht vaker worden toegepast.
Flexibiliteit
Er wordt al veel aan de flexibiliteit gewerkt. Het is van groot belang om de balans tussen werk en privéleven te bevorderen, omdat medewerkers verwachten dat ze als mensen worden behandeld in plaats van machines. Daarom blijven flexibele werktijden populair: medewerkers kunnen hierdoor hun werk- en privéverplichtingen efficiënter combineren – iets wat elke ouder hard nodig heeft.
Microsoft heeft onlangs een beleid van ‘onbeperkte’ vrije tijd ingevoerd voor zijn medewerkers in de VS. Dit houdt in dat medewerkers niet langer hun vakantietijd officieel hoeven vast te leggen. Er is ook extra verlof mogelijk bij ziekte, mentale gezondheidszorgen en juryplicht.
Dergelijke beleidsregels bewijzen aan de medewerkers dat de onderneming hen vertrouwt, en Microsoft zal hier uiteindelijk de vruchten van plukken.
Met oplossingen voor personeelsbeheer wordt het veel eenvoudiger om zich aan te passen aan deze grootschalige veranderingen. Onze workforce software ondersteunt flexibele werkuren en gedistribueerde teams.
De aanpak van HR-burn-out
Door alle druk die HR-medewerkers tijdens de turbulente tijden van de pandemie hebben ondergaan, zijn zij nu gevoeliger voor burn-outs en uitputting. Volgens SHRM worstelt 42% van de HR-teams nog met de buitensporige verantwoordelijkheden uit de tijd van de pandemie. Het lijkt erop dat HR-medewerkers voor iedereen hebben gezorgd, maar dat hun welzijn juist werd verwaarloosd.
Nu de situatie wereldwijd is gestabiliseerd, zullen organisaties deze kwestie proberen aan te pakken. SHRM meldde ook dat Darcy Gruttadaro, directeur van het Center for Workplace Mental Health, heeft verklaard dat 70% van de verantwoordelijkheid voor burn-outs bij de organisatie ligt en niet bij het individu.
Proactieve rust
Proactieve rust houdt in dat medewerkers de hele dag door pauzes nemen om de productiviteit, het moreel en het mentale welzijn te bevorderen. Sommige medewerkers kiezen ervoor om die tijd te besteden aan rekoefeningen, meditatie of een wandeling. Hierdoor krijgen ze nieuwe energie en krijgt hun concentratievermogen en productiviteit op verschillende momenten tijdens de werkdag een boost.
Gartner stelt dat rust alleen ‘proactief‘ kan zijn als het beschikbaar is, wat betekent dat er een breed scala aan opties beschikbaar moet zijn om uit te kunnen rusten. Daarnaast moet deze rust ook toegankelijk zijn, wat betekent dat medewerkers worden aangemoedigd om er zonder schuldgevoel gebruik van te maken. En als laatste moet het moet voldoen aan de individuele behoeften.
Gartner meldde dat wanneer deze rust ‘beschikbaar, toegankelijk en effectief’ is, de prestaties van medewerkers met 26% verbeteren.
Betere leer- en ontwikkelingsmogelijkheden
Het is logisch dat betrokkenheid en welzijn hand in hand gaan. Leren en ontwikkelen of L&D (Learning and Development) wordt dan ook steeds meer een speerpunt. Medewerkers moeten de kans krijgen om vaardigheden te leren en te ontwikkelen. Als ze die kans niet krijgen, zullen ze die elders zoeken.
Verschillende bronnen stellen dat investeringen in L&D blijven toenemen in grote organisaties, maar de bezorgdheid over de effectiviteit van de opleidingen blijft bestaan.
Trends in werving en behoud van personeel
Zoals vermeld, wordt er steeds vaker technologie ingezet om het wervingsproces te stroomlijnen en wordt er meer geïnvesteerd in L&D. Welke andere trends zien we op dit vlak?
Werving op basis van vaardigheden
In de eerste plaats zien organisaties kwalificaties niet langer als een topprioriteit: in plaats daarvan wordt er vaker aangeworven op vaardigheden. Het potentieel, de vaardigheden en de waarden van het individu worden belangrijke factoren waar werkgevers naar op zoek zijn. Daarom willen organisaties vaker medewerkers aannemen met een niet-traditionele achtergrond.
Een Britse analyse heeft aangetoond dat loonverschillen tussen medewerkers met een bachelordiploma en medewerkers zonder bachelordiploma in veel gevallen minimaal zijn. Er zijn veel rollen waarin personen zonder diploma evenveel of meer kunnen verdienen dan degenen mét een diploma. Een extra voordeel van deze aanpak is dat mensen uit kansarme milieus meer mogelijkheden krijgen, zodat ze kunnen worden beoordeeld op basis van verdienste.
Bestaande medewerkers nieuwe rollen toewijzen
Gezien de huidige recessie kan het bestaande personeelsbestand worden geoptimaliseerd door medewerkers nieuwe rollen toe te wijzen. Dit is uiteraard goedkoper dan het aannemen van nieuwe medewerkers om de hiaten op te vullen, maar het voorkomt ook dat ze het idee hebben dat ze vastzitten in hun functies, waardoor ze eerder geneigd zijn bij het bedrijf te blijven.
ESG-rapportages gebruiken om kandidaten te werven
Organisaties tonen hun waarden voor marketingdoeleinden om zo contact te leggen met hun klantenbestand, en deze tactiek kan ook worden ingezet bij het zoeken naar talent. Forbes heeft gesuggereerd dat bedrijven overstappen op ESG-rapportages (environmental, social and governance, of milieu-, sociale en bestuurscriteria) als hulpmiddel om talent aan te trekken waarvan de waarden overeenkomen met die van het bedrijf.
Cloud-tools voor personeelsbeheer
Om HR-processen zo gestroomlijnd mogelijk te beheren, dient de oplossing voor personeelsbeheer cloud-based te zijn. Er zijn veel voordelen aan dergelijke systemen verbonden, en daarom zal deze markt het komende jaar groeien. Gartner voorspelde zelfs dat in 2023 99% van de nieuwe verkoop van software voor personeelsbeheer zal bestaan uit cloud-based oplossingen. Dit wordt deels veroorzaakt door een ransomware-aanval die in 2021 een prominent HR-bedrijf trof en de gegevens van miljoenen medewerkers in gevaar bracht. Hierop werd besloten om naar de cloud te migreren vanwege het risico dat legacy-systemen vormen. Veel andere organisaties volgen dit voorbeeld.
Conclusie
In het kort: automatiseringstechnologieën, waaronder AI en analytics, blijven aan populariteit winnen, waarbij beide markten de komende jaren naar verwachting aanzienlijk zullen groeien. Elke tool die repetitieve taken kan automatiseren, heeft de potentie om de kosten aanzienlijk te verlagen en om tegelijkertijd tijd van medewerkers vrij te maken, waardoor zij tijd overhouden voor zinvollere en creatievere taken.
Welzijn blijft echter een topprioriteit. Medewerkers verwachten dat organisaties hun tegemoetkomen op het gebied van mentale gezondheid en algemeen welzijn. ‘HR burn-out’ is een groot probleem dat moet worden aangepakt. Proactieve rust is een manier om overwerkte medewerkers te helpen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.
Tot slot zijn er diverse nieuwe rekruteringstrends. Zo worden er meer medewerkers aangenomen op basis van vaardigheden, worden medewerkers bijgeschoold om hen nieuwe taken met een hoge prioriteit te geven, en wordt ESG-rapportage gebruikt om kandidaten met gedeelde waarden te werven.
MANUS helpt organisaties wereldwijd met het verhogen van medewerkersproductiviteit door de juiste mensen op het juiste moment en tegen de juiste kosten te vinden. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek zelf hoe onze cloud-oplossingen de werklast van payrollbeheer, tijd- en aanwezigheidsregistratie, compensatiebeheer, arbeidsplanning, taakbeheer en nog veel meer kan verminderen .
