Tijdsevaluatie in WFM-software: Voordelen voor de Industrie

Tijd is geld – vooral in de snelle wereld van de industrie, waar iedere minuut telt, er strakke deadlines zijn en felle concurrentie heerst. Daarom zijn bedrijven in deze branche continue op zoek naar manieren om de productiviteit te verbeteren en activiteiten te stroomlijnen. Een aspect dat hierbij niet over het hoofd kan worden gezien, is de productiviteit van medewerkers.

Gelukkig is workforce management software het instrument om issues te detecteren en de productiviteit te bewaken. Uit diverse bronnen blijkt dat de gemiddelde medewerker slechts 60% van zijn werkdag écht productief is: elke tool die dat cijfer helpt te verhogen, komt dus goed van pas.

Dit artikel belicht een speciale functie van WFM-software; tijdsevaluatie. Met deze tool krijg je niet alleen meer inzicht in de productiviteit, maar ontdek je ook manieren om kosten te besparen en processen te verbeteren.

Wat is tijdsevaluatie precies?

Er is een groot verschil tussen de tijdsevaluatie en de tijd- en aanwezigheidsfunctie. Tijd en aanwezigheid registreert de werkuren,  pauzes, verlof en andere factoren van medewerkers die nodig zijn om het correcte loon te berekenen.

De tijdsevaluatie tool verwerkt en analyseert de gegevens die zijn vastgelegd door de tijd- en aanwezigheidsfuncties. Het past speciale regels en beleidsregels toe die in het systeem zijn ingesteld en berekent statistieken zoals lonen, betaald verlof en toeslagen. Het controleert ook op uitzonderingen zoals niet-accordeerde afwezigheid.

Met deze gegevens krijgen bedrijven bruikbare inzichten voor de payrollverwerking en de totale kosten. Dit levert trendinformatie en statistieken op, zoals aanwezigheidsoverzichten, uitzonderingsrapporten en uitsplitsingen van arbeidskosten.

 Waarom is tijdsevaluatie interessant voor productiebedrijven?

Speciaal voor de industrie sector wordt er bij tijdevaluatie gekeken naar de relatie tussen prestaties en processen. Wanneer deze gegevens naast elkaar worden gelegd, komen knelpunten aan het licht, zodat ze kunnen worden aangepakt en verspilling wordt voorkomen.

Tijdevaluatie helpt ook bij het verbeteren van levertijden door gegevens over verzendproces te verzamelen. Door inefficiënties op te sporen, kunnen doorlooptijden worden verkort en leveringspercentages verbeterd, waardoor de klanttevredenheid en -binding omhoog zullen gaan.

Het optimaliseren van het productieproces en verbeteren van de productiviteit

Wanneer de inzet van medewerkers niet tot de verwachte resultaten leidt, wordt het tijd om in te grijpen. Tijdsevaluatiegegevens brengen dergelijke verschillen in beeld. Daarmee kunnen managers op zoek gaan naar de oorzaak.

Is de productiviteit in bepaalde regio’s of bij bepaalde teams onverwacht laag? Dan kan dit duiden op een gebrek aan training. Of misschien is er wel een probleem met de managers die toezicht houden op het betreffende team. Op dezelfde manier kunnen medewerkers die de productiviteitsdoelen halen of overtreffen, worden beloond, waardoor hoge prestaties worden gestimuleerd.

Sommige WFM-systemen  registreren ook hoeveel tijd wordt besteed aan specifieke taken binnen het productieproces, waardoor knelpunten aan het licht komen. Fabrikanten kunnen vervolgens manieren ontwikkelen om workflows te optimaliseren en onnodige taken te elimineren.

Blijf flexibel bij onvoorziene veranderingen

Onvoorziene veranderingen komen regelmatig voor. Denk hierbij aan spoedorders, storingen of toeleveringsissues. Tijdsevaluatie stelt bedrijven in staat om flexibel te blijven en om efficiënt te reageren op deze plotselinge veranderingen, waardoor de toewijzing van middelen wordt aangepast en het juiste personeel beschikbaar is om deze veranderingen het hoofd te bieden.

Maak efficiënte roosters

Doeltreffend roosteren is cruciaal voor het maximaliseren van het productieproces. Software kan dit automatiseren door rekening te houden met verschillende factoren, zoals productiedoelstellingen, beschikbare middelen en vaardigheden van medewerkers.

Efficiënt produceren in onmogelijk wanneer medewerkers alleen worden getraind op specifieke machines. Er dient dus een intelligent systeem te zijn om taken aan het juiste personeel toe te wijzen voor een optimaal gebruik van middelen en minimale onderbrekingen. Met andere woorden, het roostert de juiste medewerker op het juiste moment in, op de juiste plaats.

Eerlijke roosters voor ploegendiensten
In de productie komen veel ploegendiensten voor. Daarom is het belangrijk de juiste tools te hebben zodat ploegen eerlijk worden toegewezen of geroteerd. WFM-software geeft duidelijk overzicht zodat niemand herhaaldelijk aan het kortste eind trekt.

Slecht ingedeelde ploegendiensten leveren stress, slaapproblemen en gezondheidsproblemen op. Diverse onderzoeken leggen het verband tussen welzijn en productiviteit, waaruit blijkt dat een hoger welzijnsniveau niet alleen leidt tot meer productiviteit, maar ook tot een lager ziekteverzuim.

Zeker voor internationale bedrijven, wordt het dankzij de juiste WFM-software eenvoudig om goede roosters te maken die ook nog eens aan de lokale regels voldoen.

De invloed van robotica op roosters
Het gebruik van industriële robotica in Europa zal naar verwachting tussen nu en 2028 een jaarlijkse groei van 6,49% zien. De inzet van robotica op de productielijn en elders binnen de afdelingen productie en onderhoud brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor het maken van roosters.

In plaats van de handmatige allocatie van middelen, biedt de juiste WFM-software met zijn robuuste tijdsevaluatiemogelijkheden de tools om personeel optimaal in te zetten naast hun robot-tegenhangers. Dit zorgt voor de juiste mix van medewerkers om optimaal te kunnen produceren.

Overige voordelen

Voldoen aan regelgeving
Multinationals hebben vaak te maken met uiteenlopende regels en wetten waaraan zij dienen te voldoen. Tijdsevaluatie helpt compliance risico’s te verminderen door gegevens over werktijden, pauzes en overuren van medewerkers nauwkeurig te verwerken, ongeacht het aantal rechtsgebieden waarin de organisatie actief is.

Loonkosten verlagen
Loonkosten vormen een aanzienlijke kostenpost. Tijdevaluatie biedt uitgebreid inzicht in het gebruik van arbeidskrachten. Het analyseert productiviteitsgegevens, wijst overuren toe en gebruikt ziekteverzuim bij het identificeren van mogelijkheden voor efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen – zonder de productie te belemmeren.

Opleidings- en ontwikkelingsbehoeften identificeren
Tijdevaluatiegegevens spelen een belangrijke rol in talentbeheer. Bij een lagere productiviteit, kunnen trainingsbehoeften worden blootgelegd en kan de organisatie vervolgens gerichte ontwikkelingsprogramma’s invoeren. Door goed presterend talent te identificeren, weten bedrijven bovendien welke personen ze naar voren kunnen schuiven voor interne promoties.

Het bieden van genoeg opleiding- en ontwikkelingsmogelijkheden is belangrijk als je Gen Z-medewerkers aan je wilt binden. Het is daarom een must om op de hoogte te blijven van hun behoeften.

Hoe WFM tijdsevaluatie mogelijk maakt

Zonder de juiste WFM-software profiteer je niet van de voordelen die tijdsevaluatie met zich meebrengt. Hieronder staan verschillende manieren waarop WFM kan helpen.

Gegevensverzameling en -beheer

Nauwkeurige gegevensverzameling vormt de basis van tijdsevaluatie. Handmatige en verouderde tijdregistratie methoden zoals papieren urenregistraties, bevatten vaak fouten. Zelfs als een bedrijf deze gegevens handmatig heeft ingevoerd voor analyse, kunnen de resultaten onjuist zijn.

Een softwareoplossing voor personeelsbeheer verwerkt automatisch alle tijd- en aanwezigheidsgegevens op basis van roosters en in-/uitkloktijden. Het instrument voor tijdsevaluatie kan hier meteen mee aan de slag.

Automatisering

WFM-software stroomlijnt en automatiseert een reeks tijdrovende taken  met betrekking tot tijdevaluatie waaronder:

• Tijdsregistratie en aanwezigheid
• Werknemersplanning en verlofbeheer: medewerkers kunnen digitaal verlof aanvragen, terwijl managers deze verzoeken in een handomdraai kunnen beoordelen en goedkeuren.
• Levert automatisch gegevens voor de payrollverwerking, zorgt voor nauwkeurige en tijdige betalingsberekeningen en integreert relevante arbeidswetgeving en collectieve overeenkomsten.

Integraties

Een flexibele workforce management oplossing integreert met verschillende andere systemen om processen nog meer te stroomlijnen, zodat je het meeste haalt uit jouw tijdsevaluatiegegevens.

Tools voor data-analyse
Het koppelen van personeelsgegevens aan een krachtig analyseplatform zorgt voor de meest uitgebreide inzichten. Niet alleen op het gebied van productiviteit, maar ook op het gebied van omzet, opleiding en ontwikkeling, beloning, diversiteit, betrokkenheid en nog veel meer.

ERP-tools
De integratie van WFM- en ERP-tools biedt een naadloze gegevensstroom en synchronisatie tussen de twee systemen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig is en er tijd wordt bespaard en fouten worden voorkomen. Deze integratie biedt een holistisch overzicht van personeelsgerelateerde gegevens en operationele informatie, waardoor betere besluitvorming en toewijzing van middelen mogelijk is.

Door WFM- en ERP-systemen met productieplanningstools te combineren, kunnen bedrijven de personeelscapaciteit in realtime afstemmen op hun productiebehoeften. Deze integratie stroomlijnt ook de payrollprocessen en maakt samenwerking mogelijk tussen meerdere afdelingen, zoals HR, financiën en operations.

Supply Chain Management software
De integratie van WFM-software met Supply Chain Management (SCM)-software zorgt voor een efficiënte coördinatie tussen personeelsplanning en inkoop. Net als bij de bovenstaande voorbeelden kan de software helpen bij het voorspellen van arbeidsbehoeften en bij het toewijzen van middelen op basis van de vraag.

De integratie verbetert ook de samenwerking en communicatie tussen afdelingen die betrokken zijn bij logistiek en inkoop. Teams kunnen hierdoor snel reageren op veranderingen, zoals onverwachte bestellingen, capaciteitsbeperkingen of leveringsproblemen.

De beste WFM-software voor tijdsevaluatie

Dankzij een Enterprise WFM-systeem kunnen (internationale) industriële bedrijven profiteren van de voordelen die we in dit artikel aangestipt hebben. MANUS WFM is speciaal ontwikkeld volgens een geavanceerd instrument voor tijdsevaluatie die het volgende biedt:

• Nauwkeurige en tijdige loonstroken gegarandeerd volgens de wettelijke eisen, collectieve arbeidsovereenkomsten of lokale bedrijfsvoorschriften.
• Volledige naleving en voor multinationale ondernemingen; gecertificeerd volgens ISAE3402 en AVG.
• Een gecentraliseerde registratie van activiteiten binnen één database, conform de wet- en regelgeving in alle delen van uw organisatie.
• Flexibel in te stellen op basis van type medewerker, functie, locatie, afdeling.
• Continue updates zodat een juiste loon berekening altijd gegarandeerd is.
• De herberekeningsanalysator biedt een gedetailleerd spoor, waarin de redenering achter de verkregen resultaten wordt uitgelegd.
• Met de selfservice-app voor medewerkers kunnen zij hun roosters inzien en verlof aanvragen. Dit vermindert het aantal vragen dat HR moet afhandelen en maakt het voor medewerkers eenvoudiger om hun verlof te laten goedkeuren, wat natuurlijk het sentiment ten opzichte van het bedrijf verbetert.

 Samenvatting

Tijdsevaluatie is een krachtige tool dat productiebedrijven kunnen gebruiken om de productie te verhogen. Het begint allemaal met het bewaken van de productiviteit. Van daaruit kan het management de oorzaken van lage productiviteit onderzoeken en gebieden voor verbetering blootleggen.

Tijdsevaluatie is een integraal onderdeel van de beste WFM-systemen. Afgezien van de productiviteitsvoordelen helpt tijdsevaluatie bij het maken van optimale roosters. Het verzorgt ook nalevings- en verzuimbeheer en verlaagt arbeidskosten. Alles bij elkaar biedt het de ultieme flexibiliteit in personeelsbeheer.

Met de steeds toenemende concurrentiedruk in de productiesector wordt het gebruik van tijdsevaluatiesoftware een strategisch voordeel. Hierdoor kunnen bedrijven gedijen in een snelle en veeleisende sector.

MANUS WFM is de meest ervaren WFM leverancier van Europa. Met flexibele integraties zorgen zij voor gestroomlijnde HR-processen. Neem vandaag nog contact met ons op voor het boeken van een demo.