Waarom WFM een must is voor Logistieke bedrijven

WFM- Software helpt op verschillende terreinen

Wat heeft workforce management-software logistieke bedrijven daadwerkelijk te bieden? In welke specifieke behoeften voorziet WFM software nu echt?

Of je nu je eigen logistieke operaties beheert of deze diensten levert voor externe klanten, WFM software kan uitstekend helpen om de complexiteit van deze branche het hoofd te bieden.

WFM-software is meer dan alleen aanwezigheidsregistratie, afwezigheidsbeheer en taakbeheer. Wist je dat je met de juiste software, tot wel 10% op loonkosten kunt besparen? Lees verder om erachter te komen hoe.

Met welke uitdagingen hebben Logistieke bedrijven zoal te maken?

Loonkostenbeheersing

Ook in de logistiek stijgen de lonen continue. Hierdoor is de noodzaak om deze kostenpost te optimaliseren, groter dan ooit. Een belangrijke drijfveer in deze branche is de HR-kosten te beheersen, wat bij veel bedrijven helpt bij het verhogen van de winst.

Personeelstekort

En dan hebben we nog het te kort aan vrachtwagenchauffeurs. Een groot probleem in 18 Europese landen, waarvan 73% dit te kort als ernstig beoordeelt.

De sector ondervindt grote problemen met het vinden en binden van goed personeel omdat veel chauffeurs bijna met pensioen gaan of hun heil elders zoeken voor meer salaris. Om dit probleem op te lossen en meer jongeren aan te trekken – zijn de lonen van chauffeurs in heel Europa gestegen. De noodzaak om loonkosten te optimaliseren heeft dus meer prioriteit gekregen.

Hogere operationele kosten

Door de gestegen energieprijzen wereldwijd, zijn de operationele kosten voor  opslagcentra gestegen. De arbeidskosten voor loods personeel zijn ook sterk gestegen, en ook hier is er een te kort aan geschikte werknemers.

Hoe helpt WFM-Software personeelskosten te optimaliseren?

WFM-software is een instrument waarmee je loonkosten aantoonbaar met 10% kunt verlagen. De oplossing biedt slimme dashboards die een gedetailleerd inzicht geven in kosten en productiviteitsdata van werknemers. Dit helpt bij het opsporen van probleemgebieden, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om onnodige overuren, premies of boetes te verminderen.

Dit is vooral van belang voor bedrijven die de logistieke afhandeling voor externe klanten verzorgen, want inzichten kunnen worden verzameld op basis van specifieke activiteiten of klanten. Dit is waardevol voor het beoordelen van de rentabiliteit en het onderbouwen van contractonderhandelingen

Verschillende rollen & contracten combineren

De logistieke sector bestaat uit een gevarieerd personeelsbestand van o.a. vrachtwagenchauffeurs, magazijnpersoneel, kantoormedewerkers etc. Elke rol kent unieke contractsoorten, ploegendiensten, toeslagen en salarisvoorwaarden.

Omdat elke rol en elk type contract zijn eigen ingewikkelde set regels en arbeidswetten kent, zijn er veel combinaties van regelsets die beheerd moeten worden. Een andere factor die de zaken compliceert zijn regionale verschillen in wetgeving.  

Er zijn veel andere complexe regelingen. Denk bijvoorbeeld aan een klein magazijn dat verbonden is aan een winkel waar werknemers bestellingen verzamelen die met bestelwagens worden afgeleverd. In dit geval vallen de CAO’s van de werknemers mogelijk onder de regels van de winkel en niet onder dezelfde regels als voor personeel dat in grotere distributiecentra werkt.

Bovendien doen logistieke bedrijven vaak een beroep op tijdelijk personeel of uitzendkrachten, en die hebben hun eigen unieke behoeften.

Hoe helpt WFM-software complexiteit te beheren?

Een workforce management systeem zoals MANUS WFM, met zijn krachtige tijdsevaluatie engine, verwerkt al deze complexiteit automatisch. Het houdt nauwkeurig de gewerkte, overuren en premies bij en zorgt ervoor dat alle CAO’s worden nageleefd, ongeacht de rol van de werknemer of het land waarin hij of zij werkt. 

Voor vrachtwagenchauffeurs kan het system de rijtijden registreren en die gegevens, kunnen als gewerkte uren worden gekoppeld aan het WFM-systeem.    

WFM-software vereenvoudigt ook het inwerken, plannen en betalen van tijdelijke- en uitzendkrachten en integreert met externe HR-systemen (zoals AFAS) voor gestroomlijnd personeelsbeheer.

Een transparante organisatiestructuur

Voor logistieke bedrijven die meerdere klanten bedienen, kan MANUS WFM organisatiestructuren binnen het platform instellen waarin uren worden bijgehouden en dashboards of rapportages per klant of project worden getoond, waardoor de transparantie en verantwoording worden verbeterd.

Personeelsvraag voorspellen

De vraag naar personeel varieert op basis van seizoenfluctuaties, productieschema’s en wisselende verkoopvolumes. Het aantal en type goederen dat gepickt moet worden, heeft weer gevolgen voor de juiste inzet van medewerkers (in aantal maar ook in kennis of ervaring) dat nodig is om de toegezegde levertermijnen te halen.

Hoe WFM helpt met het voorspellen van personeelsbehoefte

MANUS WFM biedt inzicht in de verwachte vraag. Dit maakt een nauwkeurige berekening van de benodigde arbeidsuren mogelijk, wat een accurate planning van ploegendiensten bevordert.

Het werkt op een zeer gedetailleerd niveau dankzij de op activiteiten gebaseerde kostenfuncties – met andere woorden, het kan uitrekenen hoeveel uren er nodig zijn voor het verzamelen, verpakken enzovoort.

Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar hoeveel items er per soort goederen per uur nodig zijn en hoeveel elke medewerker kan doen. Op basis van deze informatie berekent het de uren die nodig zijn om deze taken uit te voeren en welke diensten moeten worden toegewezen. Hiermee worden vervolgens kloppende roosters voor het personeel gemaakt.

Competentiegericht plannen

Logistieke activiteiten vereisen vaak specifieke certificeringen of vaardigheden.  Denk hierbij aan het bedienen van vorkheftrucks of andere machines om goederen in een magazijn te verplaatsen, een groot rijbewijs of ADR-certificaat voor chauffeurs, etc.

Hoe WFM helpt bij competentiegericht plannen

WFM-systemen kunnen vaardigheden bijhouden en ervoor zorgen dat alleen de juist opgeleide medewerkers worden ingepland voor bepaalde taken, zodat de operationele normen en compliance gehandhaafd blijven. MANUS WFM zorgt ervoor dat de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats wordt ingepland – en tegen de juiste kosten – en dit is slechts een voorbeeld van dat principe in actie.

Optimale levertijden garanderen

Scherpe levertijden is een must voor elk bedrijf dat meer wil halen uit zijn middelen (vooral gezien de gestegen brandstofkosten en het te kort aan chauffeurs). Andere voordelen zijn minder slijtage van de voertuigen (en dus lagere onderhoudskosten) en minder overuren.

Hoe WFM helpt Optimale levertijden te garanderen

WFM-software kan uitgebreide gegevens registreren over de tijd die op specifieke routes wordt doorgebracht. Dit helpt bij het optimaliseren van schema’s en het reduceren van levertijden en brandstofkosten – wat ook nog eens milieuvriendelijker is. (nb: deze gegevens worden veelal niet binnen het platform geregistreerd maar verkregen via externe analyse platforms).

Zo zet je mensen en middelen optimaal in, waardoor wachttijden afnemen en er meer leveringen per dag worden gedaan. Daardoor kan je flexibel inspelen op schommelende volumes, en op- of af schalen zonder aan efficiëntie of servicekwaliteit in te boeten.

Maar wat kan er nog meer met WFM-software?

In dit artikel hebben we de grootste WFM-uitdagingen voor de logistiek onder de loep genomen en aangestipt hoe WFM-software hierbij kan helpen. Maar wat kan er nog meer met WFM-software?

Koppelen met andere systemen

De beste workforce management software integreert met andere externe systemen, zodat een gestroomlijnd ecosysteem voor personeelszaken ontstaat. Denk bijvoorbeeld aan de  volgende integraties via API:

WFM en WMS integraties

De integratie van WFM met magazijnbeheersystemen maakt real-time inzicht mogelijk in zowel voorraad- als personeelsgegevens. Managers kunnen hun personeelsplanning afstemmen op de werkelijke behoeften en prioriteiten.

Deze integratie faciliteert kostenberekening per activiteit, en helpt medewerkers hun tijd te beheren; door een regel met te verwerken items te importeren en deze te koppelen aan hun planning, kunnen ze zien wanneer het meeste werk moet worden gedaan.

Door personeelsprestaties te koppelen aan magazijnactiviteiten krijgen bedrijven maximaal inzicht in de productiviteit op individueel, team- of afdelingsniveau. Dit kan gebieden met goede prestaties naar voren halen of mogelijkheden voor verbetering identificeren, waardoor gerichte training of procesaanpassingen mogelijk worden.

De integratie van WMS- en WFM-systemen kan ook verschillende magazijnactiviteiten stroomlijnen, waardoor er minder tijd en moeite nodig is voor coördinatie tussen verschillende teams of afdelingen. Dit kan leiden tot snellere verwerkingstijden, minder fouten en een betere orderverwerking. Over het algemeen bieden geïntegreerde systemen de flexibiliteit die nodig is om te reageren op veranderingen in de vraag of operationele omstandigheden, waardoor bedrijven snel kunnen op- of afschalen. Dit is vooral belangrijk in de context van logistiek, waar de vraag zeer variabel kan zijn.

Payroll Integraties

Zodra de krachtige tijdsevaluatie-engine van MANUS WFM zijn calculaties heeft gemaakt, worden alle gegevens die nodig zijn voor de salarisverwerking doorgestuurd naar een HR- of salarissysteem. Het automatiseren van deze stap is essentieel voor het garanderen van een accurate en tijdige uitbetaling van alle medewerkers, hoe complex de situatie ook is. Voor uitzendkrachten kunnen bureaus bestanden downloaden of importeren met loondata die nodig zijn om deze werknemers uit te betalen.

Benieuwd hoe MANUS WFM jouw organisatie kan helpen?

Workforce management software biedt enorme voordelen voor logistieke bedrijven, van het beheersen van arbeidskosten tot het naleven van wet- en regelgeving.

Het kan eenvoudig verschillende contracttypes en Cao’s beheren, processen stroomlijnen, correcte en tijdige betaling garanderen en bedrijven bijstaan bij het aanpassen aan schommelingen in de vraag. Wil je weten hoe MANUS WFM jouw specifieke behoeften kan beheren en tegelijkertijd de loonkosten met 10% kan verlagen?