Tijd & Geld Besparen: Waarom Real-Time WFM Essentieel is voor de Logistiek

In de logistieke sector, hebben tijdige leveringen, geoptimaliseerde routes en efficiënt personeelsbeheer een directe invloed op winstgevendheid en klanttevredenheid.

Het managen van al deze factoren is echter complex, vooral bij een groot en verspreid personeelsbestand. En dit wordt alleen maar lastiger als de wereldwijde markt groeit met een voorspelde CAGR van 9,35% tussen nu en 2033.

Traditionele methoden en software voor workforce management (WFM) helpen organisaties natuurlijk om deze doelen te bereiken. Maar door een real-time component toe te voegen, wordt een extra stap gezet naar meer efficiëntie en kostenbesparingen. In dit artikel lees je hoe dat werkt.

Logistieke WFM-uitdagingen

Logistieke bedrijven staan voor unieke planningsuitdagingen. Chauffeurs, magazijnmedewerkers, planners en administratieve medewerkers dragen allemaal bij aan de efficiënte verplaatsing van goederen van oorsprong naar bestemming. Het beheren van deze diverse personeelsgroep is geen eenvoudige taak; het kost tijd en er is veel ruimte voor verspilling. Dit zijn de grootste uitdagingen:

Fluctuatie in Vraag

De vraag naar logistieke diensten kan sterk variëren door seizoens- veranderingen, promoties en onverwachte pieken in consumentenactiviteit.

Traditionele personeelsplanning biedt vaak niet de flexibiliteit om hier snel op in te spelen, waardoor bedrijven ofwel onderbezet zijn tijdens piekperiodes of overbezet in rustigere tijden. Dit leidt tot inefficiënties en overmatige kosten.

Personeelstekorten

Een onderzoek uit 2023 onder 1,000 supply chain en logistieke beslissers in negen Europese landen, Canada, en de VS, toonde aan dat 76% te maken had met personeelstekorten, waarbij 37% het had over hoge en zelfs extreme tekorten. Transport en opslag werd het vaakst genoemd en 58% zei dat deze tekorten een negatief effect had op het serviceniveau. Met minder beschikbare mensen wordt het des te belangrijker om deze effectief in te zetten.

Kostenbeheersing

Loonkosten vormen een aanzienlijk deel van de operationele uitgaven bij logistieke bedrijven, waardoor kostenbesparende planning essentieel is.

Dit is vooral belangrijk nu bedrijven te maken hebben met stijgende kosten, zoals energie- en brandstofprijzen. Distributiecentra hebben bijvoorbeeld aanzienlijke energie-uitgaven voor verlichting, verwarming en machines, wat de kosten verder verhoogt.

Real-time workforce management-oplossingen helpen bij het optimaliseren van personeelsinzet en het verlagen van personeelskosten, waardoor een deel van deze operationele druk wordt verlicht.

Geografische Spreiding

De logistieke sector werkt op verschillende locaties, met chauffeurs op de weg, magazijnpersoneel in distributiecentra en veldteams in verschillende regio’s.

Dit voegt complexiteit toe aan personeelsplanning en maakt real-time zichtbaarheid essentieel. Zonder deze zichtbaarheid is het lastig om diensten te coördineren en personeel efficiënt toe te wijzen aan locaties waar ze het meest nodig zijn.

Complexe Planning en Compliance

CAO’s, veiligheidsvoorschriften, rijtijden wetgeving, regelingen voor tijdelijk personeel of krachten uit het buitenland zorgen voor steeds meer complexiteit in het planningsproces.

Traditionele workforce planningsoftware mist vaak de flexibiliteit om met deze uitdagingen om te gaan. Hierdoor ontstaan inefficiënties, overbezetting of onderbezetting, hogere arbeidskosten en mogelijke nalevingsproblemen.

Real-time personeelsplanning lost dit op door personeelsbehoeften te koppelen met directe operationele eisen – volledig compliant.

Hoe real-time WFM-Software de Logistiek transformeert

Dynamische Planning

Real-time WFM-systemen gebruiken live data van bronnen zoals bestellingen, voorraadniveaus en GPS. Dit stelt bedrijven in staat om roosters snel aan te passen.

Bijvoorbeeld: als er een onverwachte levering binnenkomt of vertraging op een route optreedt, dan kan door real-time data, personeel direct worden herverdeeld.

Personeelsbehoeften Voorspellen

Met voorspellende analyses op basis van de gegevens die door WFM-software worden verzameld, kunnen organisaties anticiperen op de vraag op basis van historische trends. Dit maakt proactieve planning mogelijk, zodat zij zich kunnen voorbereiden op piekperioden en ruim van tevoren voor voldoende personeel kunnen zorgen.

Kostenbesparing

Dynamisch roosteren en voorspellen voorkomt over- en onderbezetting, verlaagt de kosten en zorgt ervoor dat middelen worden toegewezen waar ze het hardst nodig zijn. Het brengt de personeelsbezetting in lijn met de werkelijke operationele vraag – niet de vraag van gisteren, vorige week of vorige maand, maar wat er nu gebeurt.

Operationele Efficiency

Deze afstemming gaat niet alleen over het inspelen op onverwachte situaties. Het optimaliseert ook de afstemming van de vraag op de beschikbare capaciteit van de juiste werknemers. Dit vermindert de uitvaltijd en verhoogt de productiviteit, waardoor bedrijven efficiënter werken.

In een distributiecentrum kunnen real-time gegevens bijvoorbeeld aangeven welke medewerkers beschikbaar zijn voor binnenkomende zendingen, zodat ze onmiddellijk kunnen worden ingezet in zones waar veel vraag is en er geen tijd verloren gaat.

Betere Compliance en Meer Veiligheid op de Werkvloer

De logistieke sector is onderworpen aan strenge arbeidswetten en veiligheidsvoorschriften, met name wat betreft de maximale rijtijden voor chauffeurs. WFM-Software maakt naleving mogelijk door nauwkeurig de gewerkte uren bij te houden en afwijkingen op te sporen, zodat werknemers de vereiste rusttijden krijgen.

Betrokkene Medewerkers

Een effectieve planning is niet alleen gunstig voor het bedrijf, maar ook voor de mensen die er werken; als roosters nauwkeurig worden gepland en van tevoren worden gecommuniceerd, zullen medewerkers zich minder snel gestrest voelen door last-minute wijzigingen.

WFM-software met een mobiele app verhoogt de tevredenheid van werknemers nog meer, omdat ze direct toegang hebben tot hun roosters en hun beschikbaarheid kunnen bijwerken zonder tussenkomst van iemand anders.

Hoe MANUS Logistieke Bedrijven Helpt

Logistiek is een van de belangrijkste sectoren die wij bedienen. Onze Enterprise workforce management-software ondersteunt real-time processen. Met deze standaardfuncties en handige tools helpen wij speciaal logistieke bedrijven.

Krachtige Tijd Evaluatie Calculator

MANUS WFM beschikt over een geavanceerde tijdevaluatie calculator. Deze verwerkt tijd- en aanwezigheidsgegevens volgens de juiste (CAO-)regels en garandeert een correcte en juiste loonbetaling voor je medewerkers, wat de salarisadministratie sterk vereenvoudigt.

Voor chauffeurs is aanwezigheidsregistratie eenvoudig: de software registreert rijtijden, die als gewerkte uren kunnen worden gekoppeld binnen het WFM-systeem.

Gebouwd op Compliance

Onze applicatie zorgt ervoor dat je werkt volgens de geldende regels. Door onze management-by-exception aanpak wordt je alleen geattendeerd op afwijkingen zodat je alleen aandacht hoeft te gegeven aan dat wat er echt toe doet en tijd overhoudt voor andere taken.

Kostenberekening op basis van activiteit

Onze software biedt inzicht in roosterbehoeften op basis van real-time operationele eisen. In een warehouse kan de software bijvoorbeeld berekenen welke items er per uur per medewerker moeten worden verzameld en de juiste shifts voorstellen, zodat je het personeel dienovereenkomstig kunt toewijzen.

Medewerkers Selfservice App

Met onze selfservice app kunnen werknemers hun beschikbaarheid beheren via hun mobiele telefoon. Ze hebben de flexibiliteit om diensten te ruilen of wijzigingen aan te vragen met minimale administratieve tussenkomst.

Rapportage Dashboards

Slimme dashboards geven inzicht in loonkosten, productiviteitscijfers en andere belangrijke gegevens. Specifieke statistieken, zoals items per uur, helpen bij het real-time beheren van de productiviteit.

Flexibele Integraties

Dankzij onze API integreert de software eenvoudig met andere tools, zoals analyse- of communicatietools. Dit biedt diepere inzichten in personeelsgegevens en verbetert de communicatie.

Koppelingen met bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem (WMS) kan bijvoorbeeld het orderverwerkingsproces stroomlijnen door planningen te maken op basis van vaardigheden en certificeringen, zoals kwaliteitscontrole of gezondheids- en veiligheidsnormen.

Eenvoudige Onboarding van Tijdelijk Personeel

MANUS WFM ondersteunt naadloze planning voor tijdelijke of uitzendkrachten, waardoor onboarding en integratie met externe HR-systemen wordt vereenvoudigd. Uitzendpartners kunnen klokuren raadplegen, wat zorgt voor een nauwkeurige salarisadministratie van hun medewerkers.

Conclusie

Logistieke bedrijven kunnen zich geen inefficiënte personeelsplanning veroorloven met het oog op strakke levertijden, loonkosten beheersing en compliance.

Voor deze bedrijven is real-time planning de sleutel tot effectief personeelsbeheer. Dankzij mogelijkheden als dynamische planning en personeelsvoorspelling kan je kosten verlagen en verspilling beperken.

Zo helpt MANUS WFM logistieke bedrijven loonkosten tot wel 10% te verlagen. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of een demo.