In dit laatste artikel in onze serie over verandermanagement, krijg je onze beste tips hoe je succesvol een nieuw WorkForceManagement (WFM) systeem invoert. Zelfs wanneer je al WFM-planning software gebruikt, dan zijn er een aantal belangrijke zaken om te herzien bij het overstappen naar een nieuw systeem, om deze optimaal te laten aansluiten op jouw behoeften.

Overweeg de volgende stappen bij het ontwikkelen van een implementatieplan naast je verandermanagementstrategie.

TIP 1. Evalueer Bestaande WFM-Processen

Voordat je een nieuw WFM-systeem implementeert, is het slim om je huidige processen en behoeften goed in kaart te brengen. Dit gebruik je vervolgens als basis voor een succesvolle uitrol. Overleg met je softwareleverancier of je huidige systeem nog steeds voldoet aan je behoeften en wat er verbeterd kan worden.  

Breng Processen in Kaart

Begin met het beschrijven van huidige en toekomstige processen. Werken deze nog naar behoren? Waar kan je nog winst behalen en wat zijn de pijnpunten voor werknemers? Documenteer elke stap; hoeveel tijd wordt er besteed aan handmatige taken, bereken foutpercentages. Identificeer (nalevings-) risico’s en heb je alles goed gedocumenteerd? Kwantificeer de kosten van deze inefficiënties.

Veel Voorkomende WFM-Pijnpunten:

Op basis van onze 30 jaar ervaring als WFM-specialist, zien wij de volgende issues steeds voorbij komen:

• Tijd- en Aanwezigheidsregistratie: handmatige urenregistratie is tijdrovend en foutgevoelig; maakt handhaving van regels lastig en resulteert in een moeizame en tijdrovende loonadministratie.
• Personeelsplanning: door een gebrek aan real-time inzicht leveren last-minute wijzigingen veel gedoe op. Denk aan een mismatch tussen beschikbare medewerkers met of zonder de juiste vaardigheden.
• Vasleggen van Prestaties: Zonder inzicht in (real-time) productiviteitscijfers kan je onvoldoende op- en afschalen.
• Prognoses & Planning: Onnauwkeurige voorspellingen van personeelsbehoeften zorgt dat je vooral reactief kunt reageren in plaats van proactief.
• Medewerkerscommunicatie:  Versnipperde communicatiekanalen; trage reactie op verlofaanvragen; inefficiënte processen voor het ruilen van diensten; beperkte zelfservice voor werknemers, bemoeilijkt de communicatie en ken een negatief effect hebben op de motivatie van je team.

Betrek Stakeholders Erbij

Het is cruciaal om belangrijke belanghebbenden te betrekken, zoals afdelingshoofden, uitvoerders en IT-personeel. Ondersteun teams bij het bespreken van hun dagelijkse uitdagingen en verzamel input via enquêtes, focusgroepen en interviews. Zoals eerder genoemd in onze artikelen, helpt betrokkenheid bij belangrijke beslissingen een breder draagvlak te creëren, wat bijdraagt aan een soepele implementatie. 

TIP 2. Maak Een Uitvoerig WFM-Implementatie Plan

Nu je een duidelijk beeld hebt van de processen en behoeften van alle stakeholders is de volgende stap het maken van een implementatieplan dat al deze elementen bevat.

Stel Duidelijke Doelen

Stel specifieke, meetbare doelen vast. Dit kunnen doelen zijn zoals het verminderen van overwerk, het reduceren van loonkosten, een betere planning, of het verhogen van de tevredenheid van werknemers. Deze doelen gebruik je om het succes van het nieuwe systeem te evalueren.

Creëer een Tijdspad

Een gestructureerd tijdspad houdt het implementatieproces op koers. Breek het project op in beheersbare fasen, bijvoorbeeld door te starten met een pilotprogramma. Een gefaseerde aanpak minimaliseert verstoringen en stelt teams in staat geleidelijk te wennen aan de veranderingen.

Toewijzing van Middelen

Zorg ervoor dat je de juiste middelen toewijst om de invoering in goede banen te leiden. Verdeel rollen en verantwoordelijkheden onder de teamleden en wees duidelijk wie verantwoordelijk is voor de verschillende stappen, dit voorkomt verwarring en houdt het project overzichtelijk .

Kijk ook of je (extra) budget nodig hebt voor externe consultants, opleiding of upgrades van andere gekoppelde systemen.

Onze 5 Succestips voor WFM-Implementaties in een notendop

TIP 3. Investeer in Opleiding & Ondersteuning

Training is een cruciale succesfactor bij de implementatie van nieuwe technologie. Een one-size-fits-all benadering werkt niet altijd; rolgerichte trainingsprogramma’s zijn effectiever. Managers hebben bijvoorbeeld andere training nodig dan frontline medewerkers.

Bied continue leeropties aan zoals opfriscursussen en maak duidelijke handleidingen. Creëer daarnaast een netwerk van ‘supergebruikers’ – medewerkers die getraind zijn om anderen te ondersteunen en die als ambassadeurs voor het nieuwe systeem optreden. 

TIP 4. Koester een Omgeving van Open Communicatie & Feedback

Duidelijke communicatie en feedback zijn tijdens het hele implementatieproces essentieel om problemen aan te pakken en de betrokkenheid van gebruikers te vergroten.

• Moedig een open dialoog aan
  Plan regelmatige bijeenkomsten om de voortgang te bespreken en uitdagingen aan te pakken. Moedig teamleden aan om hun gedachten en vragen te delen

• Feed-back Mechanismen
  Stel kanalen in voor het verzamelen van gebruikersfeedback, zoals enquêtes of focusgroep sessies. Analyseer deze feedback om waardevolle inzichten te krijgen in gebruikerservaringen en verbeterpunten. 

TIP 5. Voortgang Bewaken & Bijsturen

Na de implementatie is het essentieel om de effectiviteit van je nieuwe WFM-systeem te monitoren en aanpassingen te doen op basis van gebruikersfeedback en prestatiegegevens.

• Meet KPI’s
  Focus op relevante KPI’s zoals planningsnauwkeurigheid, Medewerkersproductiviteit en Loonkostenbesparing. Het sleutelwoord hier is flexibiliteit, wees bereid om voortdurend aanpassingen te doen en vier de eerste successen.
  
  
• Continue Aanpassen & Verbeteren
  Flexibiliteit is de sleutel tot een succesvolle implementatie. Wees voorbereid op voortdurende aanpassingen en communiceer deze veranderingen duidelijk aan het team. Zoals eerder besproken, kunnen vroege successen medewerkers motiveren om volledig mee te gaan in de nieuwe werkwijze.

Conclusie:

In dit artikel las je over onze vijf WFM-implementatie tips voor een succesvolle overgang naar een nieuw systeem:

• Evalueer bestaande processen en definieer gebieden die beter kunnen,
• Maak op basis hiervan een uitgebreid plan,
• Investeer ook in training en ondersteuning
• Zorg voor open communicatie en feedback
• Meet de voortgang met het oog op continue verbetering.

Als het goed is ondersteunt jouw softwareleverancier je bij al deze stappen. Zo staan bij MANUS onze WFM-experts voor je klaar tijdens het hele implementatieproces. Wil je weten hoe wij dat doen en hoe jouw organisatie hiervan profiteert? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of om een demo aan te vragen.

NEEM CONTACT MET ONS OP

Onze Ultieme Tips om Medewerkers Mee te Krijgen bij Verandermanagement

Welkom bij het derde deel van onze serie over verandermanagement. In het eerste artikel ontdekten we waarom verandering voor veel mensen moeilijk is. Mensen houden nu eenmaal van voorspelbaarheid en vastigheid, en zodra iets nieuws hun vertrouwde routine dreigt te verstoren, ontstaat er weerstand. In het tweede artikel onderzochten we de verschillende manieren waarop generaties reageren op verandering. Babyboomers, generatie X, millennials en generatie Z hebben allemaal hun eigen kijk op technologie en verandering.

Ondanks deze verschillen vonden we enkele universele sleutels tot succes: sterke leiders, effectieve communicatie en een helder inzicht in waarom de verandering noodzakelijk is. Deze aspecten spelen een belangrijke rol bij het overwinnen van weerstand tegen verandering.

In dit derde en laatste artikel van de serie kijken we naar praktische strategieën die organisaties kunnen inzetten om medewerkers te helpen nieuwe technologie te omarmen. Of het nu gaat om de implementatie van een nieuw workforce management systeem of een andere technologische verandering, deze stappen helpen je om de overgang soepel te laten verlopen en weerstand te verminderen

Communiceer een Duidelijke Visie en de Voordelen

Een van de voornaamste redenen waarom medewerkers zich verzetten tegen verandering, is de onzekerheid over wat het hen gaat opleveren. Waarom zouden ze vertrouwde, ingesleten processen willen opgeven als het niet duidelijk is wat ze daarvoor terugkrijgen?

Om deze weerstand te overwinnen, moet je vanaf het begin heel duidelijk zijn over zowel de visie als de voordelen van de nieuwe technologie. Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen waarom de verandering plaatsvindt en wat het hen persoonlijk zal opleveren.

• Verbind de Verandering aan Bredere Bedrijfsdoelen

  Medewerkers willen weten hoe hun rol past in het grotere geheel. Door de nieuwe technologie te koppelen aan de bedrijfsdoelen, begrijpen medewerkers beter waarom de verandering belangrijk is.

• Benadruk persoonlijke Voordelen

  Het is cruciaal om duidelijk te maken hoe de nieuwe technologie hun dagelijkse werk vergemakkelijkt. Denk aan tijdswinst, minder repetitieve taken, of betere samenwerking. Vooral medewerkers op de werkvloer moeten direct zien hoe de nieuwe tools hun werk leuker en betekenisvoller maken.

Als je nalaat om duidelijk te maken waarom de technologie relevant is, kan dit grote gevolgen hebben. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat 63% van de medewerkers stopt met het gebruiken van technologie die zij niet als relevant voor hun werk beschouwen.

Praktische Communicatietips:

• Gebruik verschillende communicatiekanalen zoals vergaderingen, e-mails en informele gesprekken om de boodschap over te brengen.
• Pas de communicatie aan op specifieke afdelingen of functies, zodat medewerkers de voordelen als persoonlijk en relevant ervaren.

Zorg dat Management Het Goede Voorbeeld Geeft

Een andere veelvoorkomende valkuil bij verandertrajecten is het gebrek aan betrokkenheid van het leiderschap. Medewerkers hebben hun leidinggevenden nodig als rolmodellen. Als zij niet actief laten zien dat ze achter de verandering staan, kunnen zelfs de beste initiatieven stranden.

Hoe Zorg Je Voor Betrokken Leiderschap?

• Zichtbare Betrokkenheid
  Zorg ervoor dat managers duidelijk laten zien dat zij de nieuwe technologie ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld door het actief gebruik ervan te promoten tijdens vergaderingen of in e-mails.

• Leid Door Voorbeeld
  Door management de technologie zelf te laten gebruiken en dit te tonen aan hun teams. Als medewerkers zien dat hun leidinggevenden de verandering omarmen, zullen ze eerder geneigd zijn dit ook te doen.

• Een Communicatieplan voor Management
  Creëer een gestructureerd plan waarin leiders regelmatig communiceren over de voortgang van de implementatie, successen vieren en eventuele zorgen aanpakken. Dit zorgt voor een gevoel van controle en betrokkenheid onder medewerkers.

• Leiderschapstrainingen
  Niet alle managers zijn vanzelfsprekend goed in verandermanagement. Geef hen daarom de juiste tools en training, zodat ze hun teams kunnen begeleiden in het omarmen van nieuwe technologie

Betrek Medewerkers bij het Proces

Medewerkers betrekken bij het veranderproces is essentieel. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat veranderingen 15% meer kans van slagen hebben wanneer medewerkers actief worden betrokken.

Zo Betrek je Medewerkers:

• Stel multidisciplinaire teams samen: Betrek medewerkers uit verschillende afdelingen bij het testen van de nieuwe technologie. Ze kunnen waardevolle feedback geven en fungeren alter als ambassadeurs binnen hun team.
• Start met Pilot programma’s: Introduceer de nieuwe technologie eerst bij een kleine groep medewerkers. Deze ‘early adopters’ kunnen vervolgens zorgen voor mond-tot-mondreclame en andere medewerkers helpen om de technologie te omarmen.
• Creëer Feedback-loops: Zorg dat er gedurende het hele proces ruimte is voor medewerkers om feedback te geven. Luister naar hun zorgen en pas waar mogelijk de implementatie aan op basis van deze feedback.

Bied Uitgebreide Training en Ondersteuning Aan

Een van de grootste redenen waarom technologie-implementaties mislukken, is het gebrek aan voldoende training. Zonder de juiste begeleiding voelen medewerkers zich vaak overweldigd of ondergekwalificeerd om de nieuwe tools te gebruiken.

Uit een recent rapport blijkt dat maar liefst 78% van de medewerkers vindt dat ze onvoldoende training krijgen bij de introductie van nieuwe software. Dit geeft aan hoe belangrijk een gedegen training is voor een succesvolle adoptie.

Tips voor Effectieve Training:

• Rol gebaseerde Training: Zorg dat de training afgestemd is op de specifieke rollen van medewerkers. Iedereen leert alleen wat voor zijn of haar werk van belang is.
• Permanente Educatie: Organiseer opfriscursussen en maak hulpmiddelen beschikbaar die medewerkers op elk moment kunnen raadplegen.
• Support Netwerk: Stel een team van ‘super users’ samen, goed getrainde medewerkers die als aanspreekpunt kunnen dienen voor hun collega’s.

Introduceer de Verandering Stapsgewijs

Grote veranderingen kunnen overweldigend zijn als ze in één keer worden ingevoerd. Een effectievere aanpak is om de verandering in stappen te introduceren, zodat medewerkers de tijd hebben om te wennen.

Manieren om Verandering Stapsgewijs in te Voeren:

• Gefaseerde implementatie: Begin met de meest cruciale functies of voer de nieuwe technologie afdeling per afdeling in. Dit geeft medewerkers de kans om in hun eigen tempo vertrouwd te raken met het systeem.
• Iteratieve verbeteringen: Verzamel continu feedback en pas het proces aan waar nodig. Zo laat je medewerkers zien dat hun input serieus wordt genomen en draag je bij aan een soepelere overgang.

Zet Data in om Adoptie te Sturen

Data is onmisbaar om te monitoren hoe goed de nieuwe technologie wordt geaccepteerd en waar extra ondersteuning nodig is. Het meten van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) geeft concrete inzichten die medewerkers kunnen motiveren om betrokken te blijven.

KPI’s om Succes te Meten:

• Gebruik en prestaties: Hoe vaak en hoe efficiënt gebruiken medewerkers de nieuwe technologie?
• Engagementcijfers: Hoe vaak loggen medewerkers in? Hoe lang gebruiken ze de tool? Welke functies worden het meest gebruikt?
• Productiviteit: Verbeteren werkprocessen en neemt het aantal handmatige taken af?
• Tevredenheid: Meet de tevredenheid van medewerkers over de nieuwe technologie. Blijven ze positief over de voordelen?

Anticipeer op Weerstand

Weerstand is onvermijdelijk, maar door het van tevoren in te calculeren, kun je problemen voor zijn. Doe een grondige analyse van de verschillende belanghebbenden binnen je organisatie en voorspel waar weerstand zou kunnen ontstaan. Bereid hierop je strategie voor.

Tekenen van Weerstand:

• Lage adoptiecijfers in bepaalde teams of afdelingen.
• Veel foutmeldingen of supportvragen van specifieke gebruikers.
• Lange tijd om taken te voltooien in vergelijking met eerdere benchmarks.

Door proactief te handelen, voorkom je dat weerstand zich verder ontwikkelt en zorg je voor een soepelere transitie.

Motivatie, Vaardigheden en Triggers

In het eerste deel van deze serie spraken we over het Fogg Behavior Model. Dit model legt uit welke factoren bijdragen aan gedrag, zoals motivatie en vaardigheden, en hoe je deze kunt inzetten om verandering te stimuleren.

De strategieën die we hier bespreken sluiten naadloos aan bij dit model. Het communiceren van de voordelen verhoogt de motivatie, terwijl training en stapsgewijze implementatie de vaardigheden van medewerkers verbeteren. Triggers, zoals reminders en meldingen in de nieuwe tool, kunnen helpen om medewerkers consequent te laten werken met de nieuwe technologie.

Conclusie

Verandering verloopt zelden zonder weerstand, maar met de juiste strategieën kun je de overgang naar nieuwe technologie aanzienlijk vergemakkelijken. Communiceer helder, betrek je medewerkers, bied uitgebreide training en neem kleine stappen. Met deze aanpak bouw je aan een succesvolle technologie-adoptie.

Bij MANUS helpen we ruim 30 jaar organisaties om het beste uit hun medewerkers te halen dankzij onze geavanceerde softwareoplossingen. Neem vandaag nog contact met ons op om te zien hoe we jou bedrijf kunnen helpen om de volgende implementatie tot een succes te maken.

Psychologische Verklaringen & Oplossingen

Welkom bij het eerste artikel in een reeks over verandermanagement. Waarin we je meenemen hoe je medewerkers motiveert nieuwe (technische) oplossingen te omarmen.

Verandering is altijd aanwezig, zowel privé als op het werk. Toch stuiten veranderingen vaak op weerstand, zelfs als ze veel voordelen bieden. Neem bijvoorbeeld de invoering van een nieuw softwaresysteem dat belooft de efficiëntie te verhogen en medewerkerservaring te verbeteren. Helaas benutten veel medewerkers deze nieuwe hulpmiddelen niet. Volgens Forbes falen 84% van de digitale transitie-initiatieven. Ook blijkt uit internationaal onderzoek van IBM, dat bijna 60% van de organisatieveranderingen hun doelen niet bereiken.

Onderzoek van McKinsey toont aan dat 72% van de transformaties mislukt; enerzijds (39%) door weerstand van medewerkers en anderzijds door een gebrek aan managementondersteuning (33%).

Begrijpen waarom mensen zich verzetten tegen verandering is cruciaal voor effectief verandermanagement. In dit artikel duiken we in de psychologie achter deze weerstand. In toekomstige artikelen komen de oplossingen aan de beurt.

De Psychologie Achter Weerstand Tegen Verandering

Weerstand tegen verandering is complex en veelzijdig. Het kan variëren van openlijke oppositie tot subtiele, passieve gedragingen. In de kern is er vaak een terughoudendheid of weigering om vertrouwde gewoontes los te laten. Angst, onzekerheid en vrees voor het onbekende, spelen hierbij een rol. Veranderingsangst is instinctief; onze voorouders overleefden door controle te houden over hun omgeving. Verandering voelt daarom vaak bedreigend. Hierna bespreken we enkele invloedrijke theorieën over gedragsverandering. Deze bieden inzicht in hoe je verandering binnen jouw organisatie kunt stimuleren.

Het Gedragsmodel van B.J. Fogg

Het Gedragsmodel van gedragswetenschapper B.J. Fogg helpt je begrijpen waarom mensen zich verzetten tegen verandering. Volgens dit model is gedrag een product van een duidelijke prikkel, voldoende motivatie, en de juiste kennis om het gewenste gedrag uit te voeren.

Prikkels

Externe signalen zijn nodig om verandering in gang te zetten. Zonder deze signalen ondernemen zelfs de meest gemotiveerde en bekwame mensen geen actie.

Motivatie

Motivatie is een belangrijke drijfveer achter gedrag. Wanneer mensen de waarde en voordelen van de verandering niet inzien, zal weerstand overheersen.

Kennis

De waargenomen skills om de verandering uit te voeren speelt een cruciale rol. Als de verandering te complex lijkt, ontstaat er weerstand. Maak het veranderingsproces eenvoudiger en vergroot de kennis van medewerkers zodat ze zich ook kúnnen aanpassen.

Daniel Kahneman’s publicatie “Thinking Fast & Slow”

Het oeuvre van Nobelprijswinnaar Kahneman is een lange uiteenzetting waarin wordt aangetoond dat de mens minder rationeel denkt en beslissingen neemt dan vaak wordt aangenomen. In zijn boek “Thinking Fast & Slow” beschrijft hij dat er bij elke normaal functionerend mens twee denksystemen actief zijn:

Systeem 1 (Snel Denken)

Systeem 1 is een snelle, automatische en onbewuste manier van denken. Het vertrouwt op mentale snelkoppelingen en maakt 98% van ons denken uit. Dit systeem zorgt voor weerstand omdat het op routine vertrouwt. Nieuwe informatie die afwijkt van gevestigde patronen, wordt snel afgewezen om risico’s te vermijden.

Systeem 2 (Langzaam Denken)

Systeem 2 is een rationele, weloverwogen en analytische manier van denken. Het ondersteunt de verwerking van nieuwe informatie, maar kost wel veel meer moeite.

Medewerkers, die niet gemotiveerd zijn, zoals eerstelijnsmedewerkers die gewoon hun werk willen doen en naar huis willen, zullen geen moeite willen doen om hun taken anders uit te voeren. Dit scenario vraagt veel meer creativiteit om nieuw gedrag aan te moedigen.  

De 7 Overtuigingsprincipes van Robert Cialdini

De Amerikaanse hoogleraar psychologie Robert Cialdini biedt met zijn 7 principes, waardevolle inzichten in psychologische triggers die mensen motiveert om veranderingen te accepteren. Deze zijn;

• Authoriteit:
  We vertrouwen op mensen die meer kennis en kunde hebben dan wijzelf. Goedkeuring en pleitbezorging door gerespecteerde leiders kan daarom de acceptatie van verandering bevorderen.
• Eenheid:
  We vertrouwen eerder op mensen die tot dezelfde groep behoren als wijzelf. Het benadrukken van gedeelde identiteit en gemeenschappelijke doelen kan een gevoel van eenheid bevorderen, wat leidt tot een collectieve inspanning om verandering te omarmen.
• Schaarste:
  We hechten meer waarde aan dingen wanneer ze beperkt of tijdelijk beschikbaar zijn. Het benadrukken van de unieke kansen en voordelen van de verandering kan een gevoel van urgentie creëren, omdat individuen gemotiveerd zijn om actie te ondernemen voordat de kans verloren gaat.
• Sociale Bewijskracht:
  Bij twijfel en stress, laten wij ons leiden door mensen om ons heen. Het observeren van collega’s die succesvol veranderen, kan helpen om weerstand te overwinnen.
• Sympathie:
  We zeggen eerder ja tegen mensen die we aardig vinden. Het bouwen aan positieve relaties en vertrouwen binnen de organisatie kan medewerkers ontvankelijker maken voor verandertrajecten.  
• Toewijding & Consistentie:
  Mensen handelen graag consistent met eerdere acties en standpunten; als zij zich openbaar hebben verbonden aan een wijziging, zijn ze eerder geneigd om deze na te leven.
• Wederkerigheid:
  Wanneer we iets krijgen, voelen we de druk om iets terug te doen. Als medewerkers zien dat de organisatie hen ondersteunt en middelen biedt, voelen zij zich mogelijk meer geneigd om de verandering te omarmen.
  Echter, wordt de verandering als een verplichting gepresenteerd – waarbij niet uitgelegd wordt wat zij zelf er aan hebben – dan zullen ze weerstand bieden.

Andere Redenen voor Weerstand

Onderzoek door Prosci toont aan dat aversie tegen verandering het meest voorkomt bij het middenkader, gevolgd door eerstelijnsmedewerkers. De top vijf  redenen voor weerstand zijn;

Gebrek aan Bewustzijn voor de Reden van de Verandering

Zorg dat medewerkers begrijpen wat de verandering hen oplevert. Dit kan ze motiveren de verandering te omarmen.

Veranderd Takenpakket

Gedragsveranderingen, veranderingen in werkbelasting en gebrek aan prikkels spelen hierbij een rol. Dit komt neer op motivatie.

Angst voor het Onbekende

Nieuwe technologie roept vaak angst op. Bijvoorbeeld de angst dat AI/technologie jouw werk gaat vervangen. Onzekerheid over de toekomst van de organisatie en verhoogde monitoring kunnen ook zorgen baren.

Gebrek aan Ondersteuning of Vertrouwen

Als managers zich verzetten tegen de verandering, volgen medewerkers ook. Wantrouwen in leiderschap draagt ook bij aan weerstand.

Niet Betrokken Bij Besluitvorming

Betrek medewerkers bij het besluitvormingsproces over nieuwe oplossingen en hun implementatie om hun acceptatie van deze verandering te vergroten. 

Waarom Managers Zich Verzetten tegen Verandering?

Het onderzoek onthulde ook de top vijf redenen waarom juist managers zich verzetten tegen veranderingen. Deze zijn:

• Problemen met organisatiecultuur
• Gebrek aan kennis over de veranderinge
• Gebrek aan steun voor verandermanagement
• Mismatch tussen persoonlijke triggers en projectdoelen
• Gebrek aan vertrouwen in hun eigen vermogen om de verandering te managen

Burnout

Gallup meldt dat 76% van de medewerkers zich soms of vaak opgebrand voelt op het werk. Burn-out leidt tot apathie en demotivatie. Het is moeilijk om een overbelaste medewerker mee te krijgen in veranderingen.

Sinds de pandemie is er meer aandacht voor geestelijke gezondheid en welzijn op de werkvloer. Flexibele werkregelingen en een groter bewustzijn van burn-out helpen werkgevers beter in te spelen op de behoeften van medewerkers. Toch is het belangrijk om de rol van stress en burn-out bij veranderprocessen te overwegen.

Technische VS. Procesveranderingen

Zijn er verschillen in weerstand afhankelijk van wát er verandert? Veroorzaken technische veranderingen versus proces veranderingen andere reacties bij medewerkers?

Weerstand Tegen Technischeveranderingen

Angst voor overbodigheid is een belangrijke zorg bij werknemers, vooral gezien hoe snel technologie zich ontwikkelt. Nieuwe software kan weerstand oproepen door de leercurve of zorgen brengen over competentie en productiviteit tijdens de overgangsperiode. Technologische veranderingen kunnen gevestigde werkstromen verstoren en frustratie veroorzaken.

Weerstand Tegen Procesveranderingen

Procesveranderingen roepen vaak weerstand op bij medewerkers die gewend zijn een traditionele manier van werken. Zij zijn vaak gehecht aan vertrouwde processen. Als zij het voordeel van anders werken niet zien, zullen ze zich verzetten. Procesveranderingen kunnen ook worden gezien als extra stappen of meer complexiteit (ook al is dat niet het geval).

Conclusie

Weerstand tegen verandering is een natuurlijke menselijke reactie. Om dit overwinnen, moet je rekening houden met de psychologie erachter. Alleen dan kun je effectieve verandermanagementstrategieën invoeren, die een soepele overgang naar nieuwe systemen en processen mogelijk maken.

In het volgende artikel zullen we kijken hoe verschillende generaties omgaan met verandering.

MEER WETEN OVER MANUS WFM?

MANUS biedt geavanceerde workforce management software en total payroll diensten. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of om een DEMO aan te vragen.

Welke verbeteringen kan je verwachten van de nieuwste versie van onze Workforce Management Software?

Dezelfde krachtige WFM-software, eenvoudiger in gebruik

Door de uitgebreide mogelijkheden van onze workforce management software, werd deze soms als complex ervaren. In versie 5, zijn de krachtige functies behouden maar is de gebruikersinterface versimpeld.

Zo haalt iemand die minder technisch onderlegd is, evenveel voordeel uit de applicatie als iemand die alle low-level details wil zien. Gebruikers kunnen de interface aanpassen naar eigen behoefte. Laten we de overige veranderingen eens in detail bekijken.

Vernieuwde gebruikersinterface

De meest opvallende verandering in 5.0 is de volledig vernieuwde gebruikersinterface. Deze aanpassingen zijn gebaseerd op gebruikersfeedback van de vorige web-versie. Van daaruit hebben we een betere ervaring ontworpen voor alle gebruikers, ongeacht hun rol binnen de organisatie.

Ultieme flexibiliteit

De gebruikersinterface is gebouwd op een nieuw framework, volledig web-based, en intuïtiever en flexibeler. Het is makkelijker aan te passen voor alle gebruikers en past beter dan ooit tevoren op de verschillende apparaten die op de werkplek gebruikt worden.

Dus of je nu een manager bent die controles uitvoert met een tablet of een werknemer die op afstand inklokt, de software past zich aan jouw situatie aan

Moderne afbeeldingen en navigatie

Meteen valt de nieuwe gebruikersinterface op. Deze is strakker, overzichtelijker en eenvoudiger in het gebruik, terwijl alle functies toegankelijk blijven. De software past zich beter aan individuele behoeften aan.

Flexibele rol-specifieke dashboards

Een grote verandering in deze versie is de introductie van een configureerbaar dashboard – waardoor de applicatie geschikter is voor verschillende rollen.

Of je nu bijvoorbeeld een manager of een regio-manager bent, het dashboard geeft een rol specifieke weergave met inzichten en informatie die het meest relevant zijn voor jouw dagelijkse taken.

Door belangrijke informatie te centraliseren, is schakelen tussen schermen niet meer nodig en wordt planning efficiënter. Zo staan schermen voor dagelijkse, wekelijkse en meer-weekse planningen, nu overzichtelijk in één scherm).

Aangepaste filters

In de basis wilden we een scherm ontwikkelen dat aan alle behoeften van gebruikers voldoet. Daarom hebben we gebruikers aangepaste filteropties gegeven. Is een gebruiker meer cijfermatig/financieel ingesteld? Dan kan zijn dashboard dat weerspiegelen. Ook wanneer een gebruiker meer grafisch georiënteerd is, is dat een optie.

Natuurlijk zijn er nog vele andere schermen die je kunt openen wanneer dat nodig is. Het belangrijkste is dat we één scherm hebben gemaakt dat in de meeste behoeften van gebruikers kan voorzien zonder dat ze tussen verschillende schermen hoeven te schakelen.

Focus op de uitzonderingen

‘Manage by exception’ is het uitgangspunt van onze software. De aandacht van gebruikers wordt slechts gericht op urgente acties.

Nieuwe meldingen  – op basis van wetgeving, zoals arbeidstijdenrichtlijnen – zijn geïntroduceerd zodat de gebruiker niet langer wordt overstelpt met onnodige details

Is een gebruiker bijvoorbeeld, vergeten zijn planning te publiceren? Een melding attendeert ze hierop. Zo wordt niets over het hoofd gezien en fouten of boetes voorkomen.

Krachtige verbeteringen aan de achterzijde

MANUS 5 is niet alleen prettiger in het gebruik – de backend heeft ook een grondige revisie ondergaan, met snellere en efficiëntere prestaties als resultaat.

Het platform wordt gehost op Azure. En als Microsoft Gold Partner zorgen we ervoor dat ons systeem altijd aan de hoogste normen qua stabiliteit en beveiliging voldoet.

Blokkeringen

Nieuwe meldingen over blokkeringen zijn toegevoegd. Hoewel het niet onze bedoeling is om namens klanten te beslissen, is het nu mogelijk om bepaalde acties te blokkeren in situaties waarin het absoluut duidelijk is dat iets niet de bedoeling is.

Op basis van best practices kunnen bepaalde beperkingen worden ingesteld. Zo kunnen richtlijnen voor werktijden strenger of vrijer worden geïmplementeerd, naar gelang de behoeften van jouw organisatie.

Tijdregistratie en Competentiegericht plannen

MANUS 5  bevat ook nieuwe tools voor personeelsplanning – zo is de functionaliteit voor tijdregistratie en aanwezigheid uitgebreid met geavanceerde opties voor het roosteren van ploegendiensten.

Met ploegendiensten heb je meer vrijheid hoe personeel beheert wordt; je kunt bijvoorbeeld specifieke taken toewijzen aan ploegendiensten. Het voorspellen van voldoende medewerkers op basis van factoren zoals (historische) bezoekersaantallen is een andere verbetering die personeelsplanning met wiskundige precisie mogelijk maakt

Koppelen met nog meer applicaties

We hebben onze API verbeterd en uitgebreid. Onze oplossing is compatibel met Microsoft Power BI en andere BI-tools, zodat gebruikers toegang hebben tot Analytics-oplossingen die zijn afgestemd op hun specifieke bedrijfsbehoeften.

Dit vinden we veel krachtiger dan het opnemen van onze eigen analysemodule, omdat deze behoeften per klant sterk uiteen lopen. In plaats daarvan hebben we gefocust op datgene waar we goed in zijn, terwijl we onze integratiemogelijkheden sterk hebben uitgebreid. Niet alleen voor analytics werken wij samen met betrouwbare partners, maar ook voor andere Payroll-, HR-platforms en andere tools. Zo bieden we meer flexibiliteit op het gebied van gegevensuitwisseling, terwijl we tegelijkertijd de naleving van AVG en andere regels garanderen

Onze partners en Support blijven onveranderd

Onze aanpak gaat verder dan het ontwikkelen van de software zelf – en dat verandert niet met MANUS 5. We zien de relatie met onze klanten als een partnerschap, waarbij we niet alleen een tool aanbieden, maar ook onze expertise op het gebied van WFM-beheer.

Consultants werken nauw met klanten samen om het systeem af te stemmen op hun specifieke behoeften. Daardoor halen ze maximale waarde uit hun investering. Dit blijft zo. Onze consultants gaan altijd na hoe elke klant het meeste uit de software kan halen op basis van hun unieke WFM-processen of branche-eisen, ongeacht of ze actief zijn in logistiek, retail, call centra, sport en recreatie of een andere branche.

Meer weten over MANUS 5?

Als betrouwbare partner doen we er alles aan om onze WFM-software aan te laten sluiten op jouw eisen. Neem vandaag nog contact met ons op om meer te weten te komen over een overstap naar MANUS 5.